청구서 및 약관
EasyWebshop는 웹샵 소프트웨어에 중점을 두지만, 비즈니스 고객을 위한 광범위한 청구서 애플리케이션도 제공합니다.
이 기능을 제공하기 전, 고객들이 사무용 애플리케이션에서 청구서를 수동으로 작성하거나 외부 청구서 소프트웨어를 사용해야 한다는 것을 알게 되었습니다. 이것은 시간 소모가 크고, 번거롭고, 때로는 비용이 많이 들었습니다.
그래서 우리는 자체 일반 목적의 청구서 애플리케이션을 만들었습니다. 이 애플리케이션은 들어오는 주문의 데이터를 기반으로 청구서를 생성하고 자동으로 이메일로 발송합니다. 모든 매개변수가 원하는 대로 구성되면 많은 시간을 절약할 수 있습니다.
청구서 기능
청구서 데이터가 자동으로 채워지며 각 필드를 편집할 수 있습니다.
제품 사진 및 사용자 정의 텍스트 추가와 같은 청구서 템플릿 개인화
청구서 계산을 사용자 정의할 수 있는 기능
PDF 다운로드
회계 애플리케이션으로 내보내기 위한 UBL(범용 비즈니스 언어) 표준 통합
프로포르마 청구서, 신용 노트, 포장 슬립 및 영수증 생성 기능
자동 청구서 번호 매기기 및 초기화 기능
회계사 및 회계 애플리케이션에 청구서를 이메일로 전송하는 옵션
청구서 자동 다운로드 및 이메일 발송
다국어 지원(20개 언어) 및 UTF-8 지원
A4 및 미국 레터 용지 크기
쉽고 사용자 친화적인 인터페이스
청구서 설정은 설정 > 추가 옵션 > 청구서 및 세금에서 찾을 수 있습니다.
청구서 및 세금이 메뉴에 표시되지 않으면, 설정 > 추가 옵션 > 사용자 경험 수준에서 사용자 경험 수준을 고급으로 변경하십시오.
청구서 설정
- 예시 청구서
- 이 버튼을 클릭하면 새 브라우저 창에서 예시 청구서가 생성됩니다. 아래 설정을 변경하고 이 버튼을 다시 클릭하여 결과를 확인할 수 있습니다. 자신의 상점에서 테스트 주문을 만들어 관리 > 주문에서 실제 청구서를 다운로드할 수도 있습니다. 몇 가지 테스트 주문을 만드는 것이 좋습니다. 이를 통해 청구서를 세밀하게 조정할 수 있습니다.
- 용지 크기
- A4 형식과 미국 레터 형식으로 청구서를 생성할 수 있습니다.
- 언어
- 이 설정은 청구서의 언어를 설정합니다. 기본적으로 웹샵의 기본 언어가 설정되지만 고객의 언어 또는 다른 언어로 설정할 수도 있습니다.
- 청구서 번호 접두사
- 이것은 청구서 번호 앞에 표시되는 고정 접두사입니다. 문자만 사용하고 숫자 문자는 사용하지 않는 것이 좋습니다. 숫자를 사용하면 청구서 번호와 혼동될 수 있습니다.
- 청구서 번호
- 청구서 번호를 클릭하면 청구서 번호와 연결된 주문의 개요를 확인할 수 있습니다. 이 페이지 하단에서 청구서를 주문과 연결 해제하고 새로운 청구서 번호로 시작할 수 있는 초기화 버튼을 찾을 수 있습니다. 청구서 번호를 초기화하면 확인 버튼을 클릭한 후에는 되돌릴 수 없습니다. 새로운 청구서를 만들어야 합니다.
- 지급 기한
- 이 옵션을 사용하면 청구서가 지불되어야 하는 날짜 수를 설정할 수 있습니다.
- 색상
- 청구서, 프로포르마 청구서, 신용 노트, 포장 슬립 및 영수증은 서로 구별하기 위해 별도의 색상 템플릿을 가질 수 있습니다.
- 글꼴 유형
- 기본적으로 사용할 수 있는 글꼴은 3가지입니다: 산세리프, 모노스페이스(각 문자가 동일한 공간을 차지함), 세리프. 이 애플리케이션은 모든 종류의 컴퓨터에 설치되어 있어 PDF 데이터에 추가할 필요가 없는 이러한 글꼴로 제한됩니다. 이는 청구서의 파일 크기가 작게 유지되도록 보장합니다. 또한, 이러한 글꼴은 읽기 편안하여 청구서가 명확하고 혼동되는 문자가 없도록 합니다.
- 로고
- 이것은 청구서의 왼쪽 상단에 표시될 로고(이미지 파일)입니다.
- 파일 형식: .jpg, .jpeg, .gif, .png
- 최대 파일 크기: 5MB
크기 조정 및 자르기 기능을 사용하여 다양한 로고와 크기를 실험하여 원하는 결과를 얻을 수 있습니다. 또한 이미지 편집 소프트웨어를 사용하여 로고를 더욱 세밀하게 조정할 수 있습니다. 우리는 GIMP와 Paint.NET를 추천합니다. 로고가 청구서에 맞지 않을 정도로 길 경우, 측면이나 상단 및 하단에 여백을 추가해야 할 수도 있습니다. - 청구서 세부정보
- 귀사의 데이터는 청구서 상단에 표시됩니다.업데이트 링크를 클릭하여 귀사의 세부정보를 변경할 수 있습니다.
- 헤더
- 헤더는 청구서에 추가할 수 있는 선택적 텍스트입니다. 이 텍스트는 주소 세부정보 아래와 제품 위에 표시됩니다.
- 푸터
- 푸터는 청구서에 추가할 수 있는 선택적 텍스트입니다. 이 텍스트는 제품 아래와 청구서 계산 위에 표시됩니다.
- 푸터 2
- 두 번째 푸터는 청구서에 추가할 수 있는 선택적 텍스트입니다. 이 텍스트는 청구서 계산 및 총액 아래에 표시됩니다.
- 미리보기 이미지 표시
- 각 제품에 대해 제품 코드 아래에 썸네일(작은 이미지)을 표시할 수 있습니다. 이는 제품 관리에서 제품을 찾을 수 있는 경우에만 작동합니다. 삭제된 제품에는 적용되지 않습니다.
- 약관 페이지 추가
- 약관 페이지를 추가할 수 있습니다. 텍스트는 설정 > 추가 옵션 > 약관에서 여러 언어로 설정할 수 있습니다. 아래 섹션에서는 약관 설정에 대해 더 자세히 설명합니다.
- 청구서 이메일 전송
- 여기에서 청구서를 보낼 대상을 설정할 수 있습니다. 기본적으로 청구서는 고객에게 전송되며 사본이 귀하에게 전송됩니다. 청구서는 백오피스에 저장되지 않으며, 귀하의 메일박스에 저장할 수 있습니다. 추가 이메일 주소를 추가할 수 있습니다. 이는 관리 업무를 담당하는 사람, 회계사 또는 회계 애플리케이션일 수 있습니다.
PDF 청구서를 이메일 첨부파일로 추가할 수 있습니다.
회계사 및 회계 애플리케이션의 경우, 청구서를 자동으로 처리하기 위해 UBL 표준를 사용할 수 있습니다.
청구서를 본 후, 청구서 예시 하단의 청구서 이메일 전송 아이콘을 클릭하여 전송할 수 있습니다. - 자동화된 작업
- 시간을 절약하기 위해, 청구서는 (PDF 또는 UBL 형식으로) 다운로드할 수 있으며, 청구서가 열릴 때 자동으로 청구서 번호가 할당되고 이메일로 전송됩니다. 이 섹션에서는 자동으로 수행되기를 원하는 작업을 선택할 수 있습니다.
- 부가가치세(VAT)
- 여기에서 귀하의 상점에서 가격이 부가가치세 포함 또는 제외로 제공되는지를 설정할 수 있습니다. 이 설정은 한 번만 설정하십시오. 이 설정을 변경하는 것은 고객에게 매우 혼란스러울 수 있습니다. 또한, 이전 주문의 청구서는 다른 세금 계산 방법으로 이루어졌기 때문에 잘못 계산될 것입니다.
- 부가가치세(VAT) 세율
- 여기에서 최대 세 가지 세율을 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 벨기에의 경우: 21%, 12% 및 6%, 네덜란드의 경우 21%입니다.
- 유럽 외 지역에 부가가치세(VAT) 부과하지 않기 (EEA)
- 유럽 외 고객 청구서 국가에 대해 부가가치세가 부과되지 않기를 원하시면 이 옵션을 선택하십시오.
- 외국 EU 기업에 대해 부가가치세(VAT) 부과하지 않기 (EEA)
- 이 설정을 통해 다른 유럽 국가의 B2B 주문에 대해 부가가치세가 0%가 되도록 할 수 있습니다. 예를 들어, 스웨덴 회사가 덴마크 회사에 제품을 판매하는 경우입니다. 고객은 이 작업이 작동하기 위해 유효한 부가가치세 번호가 필요합니다.
- 체크아웃 절차 B2B / B2C
- B2B + B2C: 고객은 개인 또는 비즈니스 중에서 선택할 수 있습니다. 이것이 기본 설정입니다.
B2C: 고객은 회사 이름이나 부가가치세 번호를 입력할 수 없습니다. 이는 체크아웃 절차를 단순화합니다. 부가가치세 제외 가격은 귀하의 상점에 표시되지 않습니다.
B2B: 고객은 체크아웃 중에 회사 이름과 부가가치세 번호를 입력할 수 있습니다.
B2B 부가가치세 번호 필요: B2B와 동일하지만, 부가가치세 번호는 유럽 연합의 부가가치세 정보 교환 시스템에서 확인됩니다. EU VIES는 정기적으로 중단되므로, VIES 중단 시간 동안 고객이 주문을 할 수 없습니다.
청구서 열기 및 보기
청구서는 표준 PDF 형식으로 생성됩니다. PDF 리더 애플리케이션으로 .pdf 파일을 열 수 있으며, 아래에 추천하는 오픈 소스 PDF 리더를 나열했습니다:
청구서 번호 변경
청구서 번호는 가장 높은 기존 청구서 번호에 따라 각 청구서에 자동으로 할당됩니다. 새 청구서 번호의 할당은 청구서를 다운로드하거나 이메일로 보낼 때 발생합니다.
청구서를 다운로드할 때 페이지 하단에서 청구서 번호를 변경할 수 있습니다. 다음 청구서 번호는 귀하가 마지막으로 부여한 청구서 번호에서 시작됩니다. 이를 통해 각 청구서에 어떤 번호가 부여될지를 정확히 선택할 수 있습니다. 상점 외부의 주문에 대한 청구서 번호를 건너뛰거나 중복 청구서 번호를 생성하는 것도 가능합니다(원하는 경우). 가장 높은 청구서 번호가 항상 다음 청구서에 사용되므로, 자동으로 생성된 중복 청구서 번호는 발생할 수 없습니다.
사용자로서 청구서 번호를 선택할 자유가 항상 있지만, 혼란을 초래할 수 있는 결과가 있을 수 있습니다. 시스템이 청구서 번호를 자동으로 할당하도록 하는 것을 권장합니다. 이렇게 하면 간격과 중복 청구서 번호가 발생하지 않습니다.
청구서 설정에서 청구서 번호를 클릭하면 청구서 번호와 연결된 주문의 개요를 볼 수 있습니다. 이 페이지 하단에는 청구서를 주문과 연결 해제하고 새로운 청구서 번호로 시작할 수 있는 재설정 버튼이 있습니다. 청구서 번호를 재설정하면 확인 버튼을 클릭한 후에는 되돌릴 수 없습니다. 새로운 청구서를 생성해야 합니다.
다국어 약관
약관은 설정 > 추가 옵션 > 약관에서 여러 언어로 설정할 수 있습니다.
약관이 메뉴에 표시되지 않으면 먼저 사용자 경험 수준을 고급으로 조정하십시오. 설정 > 추가 옵션 > 사용자 경험 수준에서 조정할 수 있습니다.
약관은 다음에서 찾을 수 있습니다:
- 웹사이트 하단의 "약관" 링크를 통해 인쇄할 수 있는 가능성
- 고객은 체크아웃 마지막 단계에서 약관에 동의해야 합니다.
- 청구서에 포함된 두 번째 페이지에서
약관의 레이아웃을 간단하게 유지하십시오. 단락 외에 많은 텍스트 마크업을 사용할 이유가 없습니다. 이 텍스트는 HTML 페이지와 PDF 문서에 표시되므로 두 상황에서 레이아웃이 다를 수 있습니다.
개인정보 보호 성명서
2018년 5월 25일부터 EU 거주자의 개인 식별 정보를 처리하거나 제어하는 모든 조직은 일반 데이터 보호 규정(GDPR)을 준수하기 위해 엄격한 조직적 및 기술적 조치를 구현해야 합니다.
귀하의 웹샵을 GDPR 준수로 만들 수 있습니다. 설정 > 추가 옵션 > 개인정보 보호 성명서에서 가능합니다.
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